Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
Elementos de Microsoft Access
-Tablas:
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
-Consultas:
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
-Formularios:
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.
-Informes:
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
-Páginas de acceso a datos:
Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los informes de Access.
-Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras:
Se pueden utilizar páginas para agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un mensaje de correo electrónico.
-Ver registros agrupados de forma interactiva:
En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden ordenar y filtrar registros.
-Analizar datos y realizar proyecciones:
Se pueden organizar datos de diferentes maneras mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos representados en un gráfico.
-Macros:
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
-Módulos:
Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic.
La ventana Base de datos de Microsoft Access 2000 proporciona varias opciones para ver y manipular objetos de base de datos.
-Usar la barra de herramientas de la ventana Base de datos:
Encuentre rápidamente comandos para crear, abrir o administrar objetos de base de datos.
-Usar la barra Objetos:
Vea objetos de base de datos en la barra Objetos, su orientación vertical facilita el uso.
-Organizar objetos de base de datos en grupos:
Haga clic en la barra Grupos para ver los grupos, que pueden contener accesos directos a objetos de base de datos de distintos tipos.
-Usar accesos directos de nuevo objeto:
En la ventana Base de datos, cree rápidamente un nuevo objeto de base de datos mediante un asistente, o abra un nuevo objeto de base de datos en la vista diseño.
-Personalizar la forma de seleccionar y abrir objetos en la ventana Base de datos:
Si lo desea, modifique el comportamiento predeterminado de modo que pueda seleccionar un objeto de base de datos colocando el puntero sobre él y abrir un objeto haciendo clic en él.
-Seleccionar un objeto escribiendo su nombre:
Por ejemplo, elija la tabla Compañías de envíos mientras ve la lista de objetos de la tabla escribiendo Co.
-Usar bloqueo por registros:
Una base de datos de Microsoft Access ahora admite bloqueo por registros, además de bloqueo por páginas (que bloquea todos los registros en una página de 4K). Puede habilitar el nivel de bloqueo con la nueva opción de base de datos, Abrir bases de datos usando bloqueo por registros (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Avanzadas). El nivel real que se utiliza depende de cómo se programe la base de datos de Access.
-Buscar y Reemplazar:
Ahora puede desplazarse libremente por los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar y por los datos de la vista o la ventana.
-Ver datos relacionados en una hoja secundaria de datos:
Use una hoja secundaria de datos para ver y modificar datos relacionados o combinados en una tabla, consulta u hoja de datos de formulario, o en un subformulario, todo desde la misma vista. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla Proveedores tiene una relación uno a varios con la tabla Productos; de modo que por cada fila de la tabla Proveedores en la vista Hoja de datos puede ver y modificar las filas relacionadas de la tabla Productos de una hoja secundaria de datos.
-Corregir automáticamente errores causados al cambiar de nombre los campos:
La Autocorrección de nombres soluciona automáticamente efectos secundarios comunes que ocurren al cambiar de nombre formularios, informes, tablas, consultas, campos, cuadros de texto u otros controles.
-Aprovechar la compatibilidad con Unicode:
Use los caracteres de cualquier lenguaje compatible con Unicode en sus datos. Use la compresión Unicode para compensar los mayores requisitos de espacio de almacenamiento que requiere Unicode. Saque partido de la compatibilidad dual de fuentes, especifique una fuente de sustitución que pueda utilizar además de la fuente predeterminada para mostrar de forma correcta todos los caracteres de sus datos.
-Imprimir relaciones:
Imprimir un informe de las relaciones de su base de datos de Access, tal como aparecen en la ventana Relaciones.
-Usar el teclado para administrar relaciones:
Utilice el teclado para crear, modificar y eliminar relaciones y combinaciones.
-Agrupar cuadros de texto y otros controles:
Utilice el comando Agrupar en el menú Formato para agrupar cuadros de texto relacionados y otros controles en un formulario o en un informe.
-Definir reglas de formato condicional para cuadros de texto y otros controles:
Utilice el comando Formato condicional en el menú Formato para definir el color de fuente, el tamaño de fuente, el color de fondo de controles y otras propiedades visuales que proporcionen información a los usuarios cuando especifiquen datos en un formulario.
-Crear formularios e informes para bases de datos de SQL Server:
En un proyecto de Microsoft Access, se pueden crear formularios e informes para una base de datos de SQL Server con las mismas herramientas que se utilizan para crearlos en una base de datos de Microsoft Access.
-Distribuir informes a usuarios que no tienen Microsoft Access:
Se pueden exportar informes de Microsoft Access al formato de archivo Snapshot de informe (.SNP). Se puede utilizar el Snapshot Viewer para ver, imprimir y enviar por correo archivos Snapshot de informe.
-Situar las barras de herramientas unas cerca de otras:
Haga clic en Más botones si no hay espacio suficiente en la barra de herramientas para que aparezca un botón que esté buscando. Ajuste el tamaño de la barra de herramientas si necesita espacio para más botones. Después de hacer clic sobre un botón, éste aparecerá en la barra de herramientas con los botones que haya utilizado más recientemente.
-Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú:
Asigne un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una ubicación de su equipo, una red, una intranet o Internet.
-Proteger su base de datos de Access con el Asistente para seguridad por usuarios:
El Asistente para seguridad por usuarios ahora es más fácil de utilizar y es el método más adecuado para definir la seguridad para los usuarios en una base de datos de Microsoft Access para los esquemas de seguridad más habituales.
-Proteger su código mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones:
Los módulos y los módulos que se encuentran tras los formularios e informes ahora están protegidos mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede crear en el Editor de Visual Basic; ya no están protegidos por la seguridad para usuarios.
-Usar la utilidad de compactación mejorada:
Compactar bases de datos de Microsoft Access y proyectos de Microsoft Access con una utilidad mejorada que combina la compactación y la reparación en un único proceso, y resulta más seguro y eficaz.
-Compactar automáticamente:
Seleccione Compactar al cerrar para compactar automáticamente una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access al cerrarlo.
-Convertir una base de datos al formato de Microsoft Access 97:
Convertir una base de datos de Access 2000 al formato de archivo de Access 97.
-Precisar el diseño:
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
-Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos:
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.
-Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access:
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.